A l’estructura de Secretaria de l’AFA s’hi ubica també el Servei de Secretaria de l’AFA que s’ocupa de les qüestions administratives. El Servei de secretaria és un servei contractat de 8 hores per jornada per realitzar tasques administratives i de gestió i per donar resposta a les funcions derivades d’un servei d’aquest tipus.
L’estructura de Secretaria és la responsable d’aquest servei, marcant les directrius de treball del mateix que emanen de les demandes de l’Assemblea i de la Coordinadora i assumint la responsabilitat de les decisions presses. La vocalia de l’Estructura assisteix a les reunions de la Coordinadora i té relació amb les altres comissions i estructures de l’AFA, tant per traspàs d’informació, com per realitzar demandes com ara subvencions i d’altres temes que puguin sorgir. Per altra banda, d’entre els membres d’aquesta Estructura es designa un/a responsable per mantenir el contacte i la informació amb la gestoria de l’AFA. És només aquest/a responsable qui pot obtenir informació de la gestoria, conjuntament amb el/la responsable de l’Estructura d’economia, pel que fa al seguiment econòmic i a les dades amb protecció. Per tant són els que faciliten la informació necessària a la Coordinadora i a l’Assemblea, alhora que fan el seguiment de qualsevol documentació necessària pels serveis contractats per l’AFA, establint les coordinacions necessàries amb cada comissió titular d’’n servei (Monitors, Menjador) o amb Funcions Representatives en el cas de signatures, canvis de registres, etc…
El Servei de secretaria manté relació directa amb les famílies per determinades qüestions i també coordina i organitza els diferents serveis contractats per l’AFA, com són: l’acompanyament en el transport, el servei de menjador i el servei d’acollida del matí.
L’encàrrec que té aquest Servei és per realitzar les següents tasques i funcions amb el suport de:
a) Amb l’Estructura Econòmica:
- Realitza el pressupost global de l’AFA amb el suport de la gestoria.
- Fa el seguiment econòmic dels comptes de l’AFA.
- Amb la gestoria fa la proposta de rebut que ha d’aprovar el Consell Escolar i l’Assemblea. Cada principi de curs regularitza el rebut amb els nous preus.
- Gestiona les comunicacions amb les famílies per a la seva domiciliació bancària fent el seguiment del seu cobrament.
- A partir del pressupost i amb l’entesa de l’Estructura d’economia fa el control dels pagaments de les sortides, del compte de sisè i dels grans proveïdors de l’escola.
- Contacta amb tots els proveïdors per la gestió del pagament de l’impost de societats (Cases de colònies, Servei d’Àpats, Editorials….).
- Porta els balanços econòmics, les bestretes a les comissions/estructures de l’AFA i els justificants de les subvencions.
- A nivell de beques realitza la tasca d’informar-se de les existents i realitza la comunicació a les famílies, tant de les pròpies per a colònies o Fons Solidari com de que s’ofereixen a l’escola a través del Consorci. Un cop aprovades pel Consorci i/o per l’Estructura d’Economia-Fons Solidari en fa el seguiment i la seva gestió.
- Gestiona els ajuts a les colònies recollits a la festa de la primavera i transfereix a 6è els ajuts que els dona l’AFA per les feines que han fet durant el curs.
b) Amb la Comissió de Menjador
- Controla el número de dinars, les al·lèrgies i dietes especials a diari.
- Passa el menú a paper, el fotocopia i l’envia a les famílies.
c) Amb la Comissió de Monitors
- Realitza la gestió de l’equip de monitors a nivell d’horaris, substitucions, altes i baixes en l’equip.
- Realitza el seguiment de les nòmines.
- Detecta les necessitats formatives dels monitors/es i dissenya l’oferta formativa adreçada a aquest col·lectiu.
d) Amb l’Estructura de Comunicació
- Porta l’arxiu de l’AFA que conté ordres del dia, actes, contractes, projectes, documentació de subvencions i balanços.
- Atén a les famílies, principalment a través del telèfon, per canvis en el transports, menjador, i tota classe de dubtes i imprevistos.
- Atenció presencial a les famílies per facilitar-ne la relació i fer tots els tràmits que siguin necessaris.
- Gestiona la bústia electrònica de la secretaria de l’AFA (AMPAxiprers@hotmail.com): obertura dels missatges i derivació cap a comissions o altres estructures de la mateixa AFA, si cal. Un cop derivat el missatge, la responsabilitat del seguiment és del receptor.
- Realitza i manté al dia el calendari global amb les informacions de l’escola, de delegades, de la coordinadora i de la pròpia AFA.
- Recull informacions d’àmbit de barri, districte i ciutat que poden ser interessants per a les famílies de l’escola.
- Envia els mails d’informació que generin les comissions i/o estructures, sota la supervisió de l’Estructura de Comunicació quan s’escau.
- Realitza i actualitza el calendari amb les informacions generals de l’escola i de l’AFA.
e) Amb la Comissió de Festes
- Dóna suport en l’organització de les diverses festes de l’escola: Benvinguda, Bricolatge i Primavera.
f) Amb la Comissió de Transports
- Revisa conjuntament amb la comissió el protocol anual de transport.
- Manté un contacte continuat amb la comissió per gestionar les incidències i altres imprevistos que puguin sorgir.
g) Amb l’Estructura de Secretaria i amb la Coordinadora (i per tant amb totes les comissions i estructures)
- Fa la tasca de radar per tenir coneixement de subvencions, premis i altres formes de suport econòmic.
- Col·labora en el projecte de presentació de la subvenció, amb el suport de les Comissions i Estructures corresponents, i la justificació dels ajuts rebuts, fent els tràmits administratius de la presentació i també la part administrativa de la justificació.
- Recopila la memòria anual de l’AFA a partir de les aportacions de les comissions i estructures conjuntament amb la Coordinadora.
- Participa a les reunions de Coordinadora (primera mitja hora).
h) Amb l’Escola
- Control i gestió del compte de les sortides escolars i el control de pagaments.
- Control i gestió del compte de sisè.
i) Amb el Consell Escolar
- Representa els monitors en les reunions de Consell Escolar i alhora facilita el traspàs d’informació que tingui a veure amb el seu servei de secretaria.