En l’Estructura de Funcions Representatives de l’AFA s’ubiquen les funcions legals que emanen dels estatuts: la presidència i la secretaria. Les persones que ocupen els càrrecs fan la funció legal que l’estructura associativa designa per llei, i les seves funcions són per tant merament representatives. En aquesta mateixa estructura es realitzen les tasques de relacions internes i externes i les que la Coordinadora designi.
Relacions internes
Les relacions d’àmbit intern son aquelles que s’estableixen amb la Coordinadora, les Comissions i Estructures i amb la direcció de l’escola. S’ha creat la figura de les vicepresidències: el Vocal que representa l’Estructura a la Coordinadora més un altre membre de l’Estructura. Aquestes no estan inscrites en el registre de l’Associació per poder ser intercanviables quan sigui necessari.
Les funcions assignades a les vicepresidències són:
- Realitzar les ordres del dia de les reunions mensuals de la Coordinadora acollint i prioritzant els temes proposats.
- El vocal de l’Estructura assisteix a totes les Coordinadores tal i com marca el document de Funcionament de l’AFA.
- Realitzar una reunió mensual amb la Direcció de l’Escola.
- Gestionar un canal de comunicacions internes per resoldre els dubtes de les Comissions o Estructures, en relació al seu funcionament com de responsabilitat que qui fa que, documentació, temes a tractar a Coordinadora, etc. Els temes tractats i les decisions presses correspondran a cada Comissió i/o Estructura pertinent o a la pròpia Coordinadora. En el cas que es vegi necessari es derivarà a qui correspongui.
Reunions mensuals amb la direcció de l’escola:
Es fa una reunió mensual a càrrec de les dues Vicepresidències (Vocal més un altre membre de l’Estructura) amb la direcció de l’escola i aquelles altres persones que aquesta designi (en aquestes reunions també podran assistir els representants de comissions i/o estructures sempre que el tema tractat les afecti). En aquestes reunions, funcions representatives informa a l’escola dels temes tractats i decidits a Coordinadora i, l’escola vehicula les demandes i informacions que considera importants que siguin tractades a la coordinadora.
Pel que fa els acords i decisions que es tractin en aquestes trobades aquestes no seran valides si abans no han estat consensuades a la Coordinadora o fins que la Coordinadora s’hagi expressat sobre la seva idoneïtat.
Aquestes reunions tindran un ordre del dia i l’acta corresponent, que serà arxivada pel servei de secretaria de l’AFA a disposició de tothom que la vulgui consultar, sempre que no tractin temes amb protecció de dades.
Les relacions de les següents Comissions, Grups de Treball i Estructures, tal i com hem avançat, per aquest curs 2017/ 2018 i 2018 / 2019 es realitzaran directament amb els següents representants del Equip Directiu de l’escola sense necessitat de presència de l’Estructura de Funcions Representatives, si no es demana explícitament. Aquestes són:
- Amb l’Estructura de Funcions Representatives: Sandra
- Amb la Comissió de Biblioteca: Isabel
- Amb la Comissió de Medi Ambient: Quirze i Sandra
- Amb la Comissió Educativa: Sandra, Noe i Georgina
- Amb el Grup de Cuina: Sandra i Noe
Relacions d’àmbit extern:
La vocalia responsable de l’activitat o la matèria que s’hagi de tractar emplaçarà a la Coordinadora per a què designi la o les persones que s’encarregaran de les relacions amb l’exterior.
Per les relacions exteriors de caràcter més estructural, es proposen les següents comissions:
- A la Plataforma Escola inclusiva es designarà un representant de la Comissió de Comunitat Educativa.
- A la Coordinadora d’AMPAS de Sarrià – Sant Gervasi hi participen la secretaria de l’AFA i una vicepresidència.
- Per les reunions amb el Districte proposem d’estar representats per la secretaria de l’AFA i una vicepresidència.
- Referent a la Xarxa 0-18 de Sarrià – Sant Gervasi no tenim actualment cap demanda per participar com a AFA, en el moment que sorgeixi proposem un funcionament similar a les altres coordinacions.
- Pel que fa a la relació amb els proveïdors es deixa en mans de la comissió corresponent en els temes que siguin de la seva competència i s’eleva a les Estructures de suport de l’AFA i a la Coordinadora en els temes estructurals.
- Respecte a la signatura de contractes un cop aprovats a Coordinadora i/o Assemblea si s’escau, es vehicularan via l’Estructura de Funcions Representatives i Estructura de Secretaria per la seva concreció.